El Sistema Contable y su Importancia Para tu Organizacion

Hola Amigos Lectores, hoy decidí escribirles sobre el Sistema Contable ya que es un tema que para mi y para cualquier Contador Es Importante en breve les explicare el por que, pero primero deben saber ¿que es un Sistema Contable? me permitiré traer una definición teórica de Nelson Dávalos (1984) extraída de su Enciclopedia Básica De Administración Contabilidad Y Auditoria,  según el un sistema contable: “Consiste en la documentación mercantil, los registros y los informes, además del conjunto de procedimientos que se emplean para registrar las transacciones y reportar sus efectos. La operación del sistema contable se inicia con la preparación de una forma o un documento comercial (por ejemplo: una factura, o un cheque) continuando después con la captación de los datos registrados en el documento y su respectivo flujo a través de los pasos del sistema que son: la recopilación, clasificación, análisis resumen y registro para proporcionar la fase de información. En realidad el Sistema Contable es un Sistema de procesamientos de datos.” (p. 207)

Este concepto indica que el sistema Contable contiene los registros, los informes, los formularios entre otros y que ademas conlleva unos pasos como son: la recopilación, clasificación, análisis, resumen y salida de información, por lo que el sistema Contable es bastante complejo, es la manera como recoges  la  información que le entregaras a tu contador para que refleje tu contabilidad, por lo que si tienes un sistema Contable que no esta bien estructurado y definido como por ejemplo no tengas claro: En que momento se registraran las transacciones, quien las registra y donde se van a registrar, corres el riesgo de entregar a tu contador información distorsionada, incompleta que se va a traducir en estados financieros que no serán adecuados para la toma de decisiones, he allí la importancia que tiene el Sistema Contable, no se trata solamente de software informático sino que involucra aspectos estructurales que debes definir para llevar una sana contabilidad.

A continuación Comentare lo Que a mi juicio debería Tener definido tu Organización para tener un Sistema Contable que garantice que la información que le entregas a tu contador es veraz, confiable y fidedigna.

• Plan de Cuentas: Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, personalizada e indispensables, que permitirá registrar las transacciones en tu empresa. El contador es quien estructura este plan, pero el problema que he observado es que en las pequeñas empresas no manejan el plan de cuentas y por lo tanto no realizan los asientos correspondientes a cada operación, por lo que es importante que quien registre la operación sepa manejar el plan de cuenta y realizar los asientos correspondientes (tener capacitación en contabilidad básica), esto facilita enormemente el trabajo del contador externo que ya no va a tener que adivinar a que cuenta va a mandar la información. (por ejemplo una compra que realizo el socio a titulo personal y que coloco a nombre de la empresa, si no realizas el asiento correspondiente ¿como sabe el contador que no es una compra de la empresa?)
•  Plan de Comprobantes: es la organización y planificación de los formularios a utilizar para el registro de la información, existen diversidad de formularios, esto debes personalizarlos a tu empresa y evaluar que sean útiles, funcionales (no entorpezcan la labores en tu empresa si no que generen eficiencia)  y que no te generen un costo excesivo. Los que Considero importantes aparte de las facturas de compra y venta están: formulario para registrar asientos, comprobante de egreso, recibos de ingreso, relación de gastos caja chica, conciliación bancaria, retenciones de IVA e ISLR, AR-I, cédulas de prestamos por cada empleado... seguro se les ocurren muchas mas, queda de ustedes realizar el análisis de su organización y definir sus formularios.
• Plan de Informes: estos son los informes que necesitara la empresa para satisfacer su necesidad de información por ejemplo los estados Financieros Son ya los reportes consolidados de toda la información Contable, pero para llegar a esa información consolidada se utilizaran otros informes detallados, como el informe de ventas, informe de compras, informe del inventario, cuentas por cobrar, por pagar, costos de producción o de ventas, estos son innumerables y también depende de la información que desee manejar la empresa, debe ser personalizado.
• Plan de Libros: estos es definir que libros va a utilizar la organización para registrar la contabilidad, por ley debe llevarse el libro diario, mayor, inventario ademas de los libros especiales de compra y ventas, pero dependiendo del tamaño de la organización, el tipo de empresa, utilidad de su uso y sus deseos puede definirse el uso de otros libros.
• Personal a cargo: del registro de cada operación, de la autorización de las operaciones y de la verificación de las mismas, para ello el personal debe tener conocimiento de sus labores, conocimientos básicos de contabilidad y su responsabilidad dentro del sistema bien definida para que el registro sea transparente, eficiente y oportuno.
• Periodicidad de los registros: se debe establecer el tiempo o periodo para realizar los registros pertinentes y la recolección de la información, por ejemplo, los asientos se realizan diariamente, las conciliaciones mensualmente y así sucesivamente, quizá este punto no lo vean importante porque puede que piensen que el personal sabe cuando tiene que realizar su trabajo, pero yo pienso que mientras mas definidas y especificadas estén las cosas habrá menos posibilidad de errores.
• normas de control interno: el control interno es punto extenso se trata de establecer procedimientos de control que ayuden a garantizar la salvaguarda de los activos, asegurar el registro de las operaciones de manera exacta y confiable entre otros por lo que simplemente voy a comentar que debe ser un soporte al sistema contable por el que fluye la información, para garantizar la exactitud, veracidad y transparencia de la misma.

Finalmente, para la correcta estructuración del sistema Contable que implementaras en tu empresa, necesitas la ayuda y opinión de tu contador quien te dará a a conocer sus requerimientos de información para llevar a cabo los registros de tu contabilidad y blindar tu información contable ante fiscalizaciones de organismos gubernamentales.

Espero como siempre que esta información sea de utilidad y provecho.